来源：Buffer，译文首发于创之网（Chuang.pro）。
如果让团队中的所有人都看到你发送出去的电子邮件，会怎样？2013年，移动支付企业Stripe对外发布消息，他们团队已经对内部开放了所有的电子邮件，办公效率大增，给了不少创业企业灵感。
在 Buffer 这个团队中，我们就是喜欢让所有人都看到电子邮件。团队将公开透明的价值延伸到了电子邮件的收件箱。团队中的所有人都共享一个电子邮件收件箱。所有通过邮件进行的交流都将于团队分享，所有人都知晓一切。团队内部没有秘密。
如果你觉得这是一个疯狂的想法，嗯……确实是这样的。我从一个传统的办公室环境中加入到 Buffer 中，以前我发送的电子邮件只有收件人能看到。有时候别人会发送一封转发多次的邮件给你，有可能你需要给所有人都回复一遍。
但是 Buffer 采取了不同的方式。Buffer 团队的电子邮件采取了完全公开透明的方法，所有团队成员都知道团队发生了什么事。
觉得邮件公开很赞的三个瞬间：
我们发现邮件公开能帮助我们完成任务，并在团队内部建立信任。比如：
情景 1：员工遇突发事件
有些事情来得太突然。比如，Courtney 这名员工因为家里有急事需要离开公司回家，我会接管她的工作。我应该怎么知道她已经做到哪了呢？我可以通过查看她的往来邮件知道她的任务进程，而且因为已经采取了邮件公开的方法，我可以快速地接管她的任务。整个接管过程大概持续了数秒钟，因为我对 Courtney 的工作情况已经很了解了。
情景 2：信息或知识不全时会帮到你
一封对双方有用的电子邮件可能会对整个团队起到帮助作用。Buffer 的「首席快乐官」(Chief Happiness Officer) Carolyn 给新来的员工发送了一封帮助电子邮件，其他团队成员也可以在收件箱里看到这封邮件，这封电子邮件就帮助了更多的人。而 Carolyn 只需要发送一次即可。
这种事情发生了很多次。有人在电子邮箱里向别人请求一封 Dropbox 团队空间的邀请，很多员工会回复他。有人在邮件中提到了一个产品 BUG 或者新特性，负责的团队成员就会去处理。节省了很多时间，极大地提高了效率。
情景 3：不会吓到团队成员
透明带来的是平衡。几个星期之前，我们的工程团队在上线产品前的最后几分钟里修改了一个地方。要是放在以前，突然的更改会把其他部门吓一跳，但是其他团队成员都通过邮件知道了这件事。因为开放邮件的存在，以前提前几小时才知道的事情，现在可以提前两三天就知道了。
我还可以说很多很多的例子，但是我想，用心的读者已经看懂了。邮件开放可以让工作更智能，更可以远程办公。只通过电子邮件，我们就可以知道每个成员在干什么。老实说，经历过传统公司和 Buffer 之后，我发现 Buffer 更容易将成员联系在一起。导致这一结果的原因，当然是邮件开放。
开放带来的两大优势
为什么要采取邮件开放的方式？下面我将给出几个特殊的例子来解释邮件开放在何处和以什么方式对团队有巨大帮助的。Buffer 创始人 Jeol 从邮件开放中总结出了两个优势：
信任和决策
透明，可以带来好事情，也能带来坏事情，可以让人知道些鸡毛蒜皮的事，也能让人知道些大事，但最终都带来了「信任」。透明让我们知晓责任感，让我们努力去完成正确的任务。
说到决策，邮件公开带来了以往交流方式所不能提供的背景知识和信息，可以加速决策过程。因为所有的团队成员都能知道所有人的事情，决策的过程可以更快。Square 首席运营官Keith Rabois 说：
如果你想要人们做出聪明的决定，那么就得提供背景信息和有用的信息。如果你想人们做出和你一样的决定，那你就得提供跟你一样的信息。
邮件开放对于 Buffer 来说意味着：
你可以将自己的信仰、失败、强项和决定告诉所有人；通过开放帮助其他人；让别人第一时间知道你的想法，而且保持诚实；决策过程中尽早分享观点，而不是最后时刻出乎意料。
开放的价值
Buffer 内部是如何发送开放邮件的？
为了能够实现全面开放和透明，我们在发送电子邮件上做出了大量的工作。
我们的开放内部邮件中，每个团队都有自己的列表，许多公司运营的不同方面也有自己的列表。我来到 Buffer 已经 4 个月了，才发现还有一个 Android 列表，肯定还有很多我不知道的列表。
team@ – 发送给整个团队
engineers@ – 发送给所有工程团队
heroes@ – 发送给客服团队
crafters@ – 发送给内容营销部门
design@ – 用来进行设计讨论
product@ – 用于产品反馈和信号
metrics@ – 与任何公司数据测量有关的事情
bizdev@ – 和商务开发有关的活动（合作关系、集成等）
marketing@ – 与媒体有关活动
improvements@ – 用来改善团队
hiring@ – 招聘和申请的内容
ios@ – iOS 应用程序讨论
android@ – Android 应用程序讨论
champions@ – 社区参与度有关内容
housekeeping@ – 和账单、保险、人力资源有关的事情
retreats@ –用来进行撤退讨论
culture@ – 用来进行文化和价值讨论
这些列表可以直接发送、抄送、密送。下面介绍如何选择列表。
给一个特殊的团队发送邮件，在抄送中添加列表；给外人发送邮件，在密送中添加列表；直接在收件人中添加列表，通知整个团队
我们团队一共有 24 个人，所以可以想象团队收件箱里邮件刷新速度相当快。所以我们也想出了一些阅读和回复邮件的「诀窍」：
如果邮件直接发给你，请回复；如果邮件是抄送过来的，请阅读；如果某个团队被抄送，应该阅读；发送邮件时请尽量抄送或密送一个列表。
邮件管理的一些趣味方法
所有人都会收到很多电子邮件。团队内有人计算出，每个人每天要接受、发送 105 封工作邮件。所以应该如何高效地管理开放邮件收件箱呢？
有一些很有趣的方法，下面是我的喜欢一些：
David Allen 的 2 分钟法则：如果邮件回复只需要花费 2 分钟，那么就回复。
五句邮件：将回复控制在 5 个句子以内。
每封邮件只能点击一次：不能退回来将邮件设置为未读。
FAT：归档（File）——>处理（Achieve）——>垃圾箱（Trash）。
方便以后查找：在电子邮件中尽可能地留下关键词好让以后更方便查找。
你也可以使用应用程序来帮你管理电子邮件。
Buffer 团队内最流行的电子邮件应用程序时 Mailbox，就是那款曾经需要排队使用的电子邮件应用程序。Mailbox 有一个特性就是让电子邮件暂时从收件箱消失一段时间，随后重新出现。如果电子邮箱里收到了电子邮件但是没有时间来处理，可以滑动让它们消失一会，等到腾开手了再去回复。
还有一款应用程序可以帮助管理新闻邮件，那就是 Unroll.me，它能将每天发来的新闻邮件聚合成一封邮件。还可以通过 Unroll.me 来管理邮件订阅。
另外一种比较新鲜的观点来自 99u 的 Elizabeth Grace Saunders，她建议我们把邮件当成一种期望设定。电子邮件的一部分负担来自于我们期待对方能够立马回信，如果你也这样想的话，她建议我们改变这种想法，可以等待对方的的回复，比如：
- 感谢你的笔记。我会给你回一封完整的信。
- 你的来信已经有些时日，但我想整理好思路之后再回复。
- 感谢来信。你的想法听起来不错。我要跟团队讨论一下，看看我们是否有能力现在就加进去。
当然，这么写的话需要你设置一个提醒，否则可能会忘记。Mailbox 应用程序自带提醒的功能，它可以帮你筛选邮件，并且对邮件进行标注。
从我的收件箱看邮件开放
为了证明我上面说的内容，我给你看一下我的收件箱和团队其他成员的收件箱现在长什么样子：
五光十色对不对？
我们没有硬性规定说团队成员必须严格设置收件箱，所以每个成员的收件箱、标签和颜色各不相同。Buffer 的另外一个价值观要求员工找到效率最高的方法，其中就包括效率最高的电子邮件处理方法。
对此，我们也有一些标准可以帮到各位：
1、设置邮件过滤
因为 Buffer 团队使用的是 Gmail 来进行办公交流，所以可以用到 Gmail 的各种过滤器。手动设置过滤，比如说来信地址、取信地址、主题、邮件内容等，都可以进行筛选。Gmail 的过滤功能非常强大。
开启过滤，请点击 Gmail 右上角的齿轮按钮，点击设置，然后点击过滤器选项卡。选项卡的底部会出现「创建新的过滤器」的选项。
另外一种快捷的过滤方法就是在电子邮件正文中进行筛选。点击右键正文上方的「更多操作」按钮，之后点击「过滤此类邮件」进行快速设置。设置完成之后，Gmail 将自动筛选这类邮件。
2、创建标签
点击「根据此搜索条件创建过滤器」，选择归档的标签即可。
3、上！颜！色！
这里不做要求，所以会出现各种不同颜色的收件箱。你可以把团队邮件设置成绿色的等等（Gmail左侧的标签右侧都有一个三角符号，点击就可以设置颜色），之后再收到来自团队的邮件就会出现个绿色的标签。
4、邮件搜索
Gmail 的邮件搜索功能也相当强大，如果知道一些搜索指令的话，用起来肯定更顺手。下面就各位一些基本的指令，请在后面加上关键词，即「is:unread +关键词」的格式。
is:unread（查找未读邮件中的内容）
in:inbox（查找收件箱里的内容）
in:heroes@（查看发送到客服团队的邮件内容）
to:carolyn@（查看发送给 Carolyn 的邮件内容）
from:joel@（查看发送自 Jeol 的邮件内容）
Gmail 是支持键盘快捷键的，它能提高工作效率。下面给各位介绍一些常用的快捷键：
E 或 Shift+E=存档
# 或 Shift+3=删除
U 或 Shift+U=标记未读
？或 Shift+/=查看所有快捷键
j=下一个会话
k=上一个会话
x=选择一封会话
]=归档当前会话并已到下一个会话
还有一些其他的建议，也很有用：
请在 Gmail 的设置中将默认回复改成回复全部；
在 Gmai 设置的实验室中，将「撤销发送」功能打开，它可以让你在发错邮件的数秒内撤回电子邮件。
开放邮件能规模化吗？
之前提到了 Buffer 是一个 24 人的团队，而且团队成员数量在不断增加。如果团队成员逐渐增加，那么开放邮件是否也能跟进？我们的收件箱还能「hold 住」这么多来信吗？
创始人 Joel 对这个问题进行了很多思考。开放透明是 Buffer 的核心价值观，Buffer 会一直保持邮件开放，还会不断提出新的想法和解决方案让更大的团队来使用开放邮件。下面的内容帮助我们思考和掌控主题：
我们开始鼓励团队成员过滤掉一些邮件，这样有些无关紧要的邮件就不会出现在收件箱里，但依旧可以去查看。
开放透明意味着可以接触到所有需要的信息，而不是让信息强制推送到眼前。
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